Welkom …en info over Camping C3 AB InBev – Leuven Bears
Festival 2 tot 5 juli

Dank voor je deelname aan dit clubevent. One–team!

Hieronder volgt algemene en meer specifieke info over Camping C3 en klik deze link om de set up van de camping te bekijken.

Algemene info

• Onze club is organisator/uitbater van deze camping waarbij we volop gebruik kunnen maken van de gebouwen en terreinen van Chiro Werchter.

• Het festival zelf heeft plaats van 2/7 tot 5/7. Wij betrekken de camping van 27/6 (opbouw) tot donderdag 9/7 (alles terug opgeruimd). De kampeerders hebben toegang vanaf 2/7 (zie verder) en dienen de camping te verlaten op maandag 6/7 uiterlijk 11 u.

• We verwachten een 1000 tal kampeerders. Ze hebben een combi-ticket en verblijven heel de tijd bij ons . Zij reserveerden en betaalden hun verblijf via Live Nation . We verwachten nog een 50 -tal niet -geplande campeerders vanaf 2/7 (ze regelen en betalen dit digitaal – zonder tussenkomst LB)

• We stellen Horeca open van 9 – 24 u (voeding) en 9 u tot 2 u voor drank. Op vat Stella en Hoegaarden rosé en een breed assortiment van dranken in blik of PET voor directe consumptie of meeneem naar tent. Op maandag 6/7 is Horeca open tot 11 uur.

• Betalingsmogelijkheden kampeerder: badge die ze ontvangen (cfr wedstrijden A ploeg met waarborg 2 euro),cash of creditcard (Bancontact – payconic). Badges in gebouw (The C3 office). Restanten op badge worden achteraf doorgestort aan de betrokken kampeerder.

• De badges (voor kampeerder/uitbater) worden uitgereikt in the C3 office. Op donderdag 2/7 kunnen ook vroege kampeerders dit reeds regelenvanaf 5u ( Arlette of andere persoon aanwezig)

• Er zal een grote koeltrailer aanwezig zijn voor drank en voeding (naast frigo’s in het Chirolokaal zelf).

Gebruik van toiletten is gratis. Voor douches geldt 8 u tot 24 u als openingstijd ( kost 4 € -zie verder ) . Ticket via secretariaat . In het gebouw zal ook EHBO aanwezig zijn ( Secretariaat , horeca-medewerkers)

Er worden buiten kraantjes voorzien voor de campeerder ( gratis water)

Neem een kijkje in het grondplan via deze link van de camping om jezelf reeds wat wegwijs te maken op het terrein en de gebouwen (ingang kampeerders, crewparking, toiletten, douchewagen, horeca en the C3 office, tent horeca 15 m* 10 m met houten vloer

Opgelet : Mogelijke drukte op middagshift van 2/7 (aanschuiven bij het aanrijden/aankomst festivalgangers). Je vertrekt best een uurtje vroeger

Info voor de vrijwilliger

• De shiften via deze link (kunnen nog wijzigen in samenspraak met medewerker)
• Crew-parking ter hoogte van Hoogland 15 (Werchter). Routebeschrijving vanaf cafe Afrit 20:
• WAGEN
• FIETS
• Wil je overnachten? Brang je eigen tent/bus of kleine caravan mee; deze kan op de rustigere crew parking! Je kan ook slapen in het gele gebouw - eerste verdieping, maar breng matje en slaapzak mee. Douches gratis ter beschikking voor medewerkers).
• You Tube van de gebouwen en campground

!

• We ontvangen de doorgangsbewijzen op 23/6 in de avond en organiseren de verdeling. Deze zijn beschikbaar vanaf zaterdagtijdens de openingsuren in café Afrit 20, Aarschotsesteenweg 334, 3012 Leuven.

• Je meldt je aan in The C3 Office en ontvangt daar:

• de briefing

• een polsbandje Leuven Bears

• een T -shirt en als je een taak hebt als

• interne security (beperkte lijst) een hesje en T shirt

• Walkie-Talkie indien van toepassing

• Je vraagt daar ook naar een badge vrijwilliger om alvast ( gratis) een maaltijd en drankjes te nuttigen. Gelieve tijdens je shift geen alcohol te gebruiken

• We rekenen op je soepelheid en discipline in de taakverdeling (elkaar helpen, “het werk zien “).

• Op 2/7 en 6/7 (ochtend) is er ook een externe security aanwezig.

• Er zal een grote koeltrailer aanwezig zijn voor drank en voeding (naast frigo’s in het Chirolokaal zelf.

• In de taakverdeling maken we onderscheid tussen Horeca – gebonden en terreingebonden activiteiten.

Team Horeca - taken

Te regelen binnen team/ tappers – koks – ondersteuning- betaling

• Tappers en drank : Vat – blik/PET – meeneem
• Aanvullen wanneer nodig van drank en voeding in frigo’s
• Betaling van drank en voeding
• Voeding : Broodjes klaarmaken – warme maaltijden bereiden ( hamburgers , spek en eieren , vol-au vent , penne bolognaise en veggie ,curryworst , frites ….

Opruimen na shift

Oproep Horeca

• We zoeken nog enkele medewerkers Horeca (drankstand) van 24u tot 4 u. Wie kan zijn shift nog 2 uurtjes verlengen?

Team Campground - taken

(Onthaal – interne security – douches – kuisfuncties)

• Onthaal (slechts 1 ingang voor kampeerders): hogere bezetting op donderdag 2 juli

• start op 2/7 om 5u :

• scannen van reservatie

• polsbandje Live Nation geven

• 2 vuilniszakken per kampeerder meegeven: 1 PMD en 1 restafval / / plaats aanduiden op het kampeerterrein

• Controle ingang = alleen 1st keer scannen, daarna controle op geldig plosbandje

• Controle uitgang = geen herbruikbare bekers mee naar buiten

• Er zullen zich op dag 1 mogelijk nog een aantal kampeerders zonder reservatie aanbieden. Ze kunnen digitaal (met eigen mobiel linken en betalen aan Live Nation, niet via Leuven Bears)

• Na de drukke eerste dag , dient de ingang steeds door 2 personen verzekerd te zijn ( alle shiften , ook 's nachts) . We controleren iedereen die terugkomt van de camping . Ingang zonder polsband is niet mogelijk. Niet scannen bij het verlaten van het terrein. VERLIES IS NIEUWE RESERVERING MAKEN!

• Op 2/7 en 6/7 (in de ochtend) zullen ook 2 externe agenten aanwezig zijn (AB Absolution)

• 1 persoon (permanentie) per shift voor de parking crew (ook nooduitgang)

• Interne security (2 per shift) – personen reeds aangeduid

• Algemeen toezicht (rustig maar kordaat)

• Geen bevoegdheid tot bv fouilles , zakken openen, …

**Geen gas , geen vuren , geen versterkte muziek ,geen fakkels toelaten wanneer je dit ziet (aan ingang of op het terrein) **

• Neem als eens een volle vuilzak naar de afvalzone , los even iemand af …

• De brandgangen dienen steeds vrij te zijn

• Doucheruimte ( open van 8 u tot 24 u) – douchewagen

• Enkel kmpeerders met ticket - ticket enkel te koop in the C3 office) - permanent 1 persoon

• Af en toe wat opruimen

• Toiletruimte ( vaste ruimte en een sanitaire wagen)

• Geen vaste functie maar laat ons als team ( en iet steeds dezelfde persoon) even de toiletten kuisen ( materiaal zoals handschoenen worden voorzien) . WC – rollen voorzien wanneer nodig

• Vaste ruimte enkel voor medewerkers, als het druk wordt kunnen kampeerders beide gebuiken

• Andere

• Er zijn geen andere functies maar het zou tof zijn elkaar eens af te wisselen zodat deze personen iets kunnen eten , drinken , sanitaire pauze nemen

• Er is een grote slaapplaats voor de eigen medewerkers

Dank nogmaals voor je inzet en flexibiliteit

Het Core – team Camping C3